皆さんは「ITガバナンス」という言葉をご存知でしょうか？DXが進む中で、同時に注目されているのがITガバナンス。言葉自体は耳にしたことがあったり、似たような言葉にコーポレートガバナンスがあることからなんとなく想像ができたりはするかもしれません。しかし、ITガバナンスの詳細や、必要とされている背景などまで知っている方は多くないのではないでしょうか。
そこで本記事では、ITガバナンスとは何なのか、必要とされている背景や重要性、そしてITガバナンスを構成する要素など、その詳細をご紹介します。
目次
そもそもITガバナンスとは？
そもそもITガバナンスとは、経済産業省にて「IT ガバナンスとは経営陣がステークホルダのニーズに基づき、組織の価値を高めるために実践する行動であり、情報システムのあるべき姿を示す情報システム戦略の策定及び実現に必要となる組織能力」と定義されています。つまり、簡単に言えば「IT戦略をコントロールし、あるべき方向へ導くこと」です。企業におけるIT活用を適正に統制できるような仕組みを構築したり、ITを活用する上での効果やリスク、投資などを最適化する取り組みを行うことを指します。さらに具体的には、IT活用におけるルールの策定や管理、IT戦略のモニタリング、評価を行います。ITガバナンスは、冒頭で記載した、コーポレートガバナンスの一部です。
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ITガバナンスが必要とされている背景とは？
では、なぜこのようなITガバナンス、つまりIT戦略を統制する仕組みが必要とされているのでしょうか。IT化やデジタル化が進む中で、多くの企業が日頃からビジネスにITを活用しています。そんな中で、ITガバナンスがしっかりと構築されていないと、企業が大きなリスクを背負う可能性があることから、ITガバナンスが必要不可欠となっています。
実際にITガバナンスの強化や見直しが行われるきっかけとなったのは、2004年。みずほ銀行の大規模システム障害です。当時、みずほ銀行は、第一勧業銀行・富士銀行・日本興業銀行の3つのシステムを「みずほ銀行」に1本化する取り組みを行なっていましたが、方針決定の遅延や各種作業の進捗の進行状況が故に、システムの稼働テストにも遅れが発生していました。そのため、システム実働の直前でもエラーが発生するなど、不安が残っていましたが、予定通りに開業。すると、初日から口座振替の遅延や重複引き落とし、システム停止など様々なエラーが相次いで発生してしまったのです。これにより企業の信頼も落ちてしまうと同時に、完全復旧にも時間がかかる大規模システムエラーとなってしまいました。
この一件を機に、ITガバナンスが以前よりも重要視されるようになり、企業の共通認識としてもITガバナンスの強化がうまれるようになったのです。
グローバルITガバナンス対策の重要性とは？
ここまで、国内でのITガバナンスについて触れてきましたが、ITガバナンスが重要視されるのは、もちろん国内だけではありません。国外にも目を向け、グローバルな視点で取り組みを行うITガバナンスはグローバルITガバナンスと呼ばれていますが、このグローバルITガバナンスの対策も重要なポイントとなります。
海外でつくられた商品や、海外ブランドの商品も簡単に購入し国内へ届けることができるようになった現代。このような商品の動き1つでも、グローバルITガバナンスが必要となります。例えば、海外で発送された商品のGPS情報流出による取引先の特定や、未公開商品などの機密情報流出など、グローバルな視点でもITガバナンスを行なっていなければ重大な事故に繋がる可能性があるのです。そのため、グローバルITガバナンス対策も以前に比べて重要性が高まってきています。
ITガバナンスを構成する8つの要素
そんなITガバナンスですが、構成する要素は8つあると言われています。以下で詳しくみていきましょう。
・戦略の方向性と情報システムの整合性
1つ目は、事業の方向性とシステムの整合性です。ITの導入目的と、実際に導入したシステムに整合性がないと、思ったような効果を生み出すことができなかったり、結局作業の効率を落としてしまう可能性もあります。そのため、方向性をしっかりと定め、情報システムの整合性を高め、これらを企業全体で共有することで、効果的な仕組みづくりを目指すことが重要となります。
・組織体制の見直し
続いての要素は組織の見直しです。つまり、組織体制や役割分担の明確化です。ITを導入するにあたって、発生する新しい業務の会社内での作業分担や役割分担についても、見直す必要があります。情報システム統括の組織体制を確立し、人材の最適化を行わなければなりません。
・業務の把握
そして次は業務の把握です。ITガバナンスにおいては、社内で活用されるITシステムについて各自が業務を把握しておく必要があります。しっかりと把握しておかないと、情報やシステムを適切に活用するための応用ができないためです。それぞれの業務把握に加え、わからない従業員へのサポート方法なども準備しておかなければなりません。
・コスト
4つ目の要素は、コスト、つまり費用対効果です。ITガバナンスを行う上で、費用対効果のあるコスト配分を考える必要があります。ITの導入やそれに伴う様々なコストを洗い出し、同時に、その導入によって得られる投資効果の測定、そして評価も、正しく行わなければなりません。
・運用
5つ目の要素は、運用です。会社全体として、運用体系ができているかをしっかりと確認する必要があります。導入して終わりではなく、ITを導入し、その後しっかりと運用していかなければ意味がありません。そのため、ネットワークの運用体系やその運用の実施状況についてもチェックしておくべきでしょう。
・ルール遵守
続いては、ルール厳守です。ITガバナンスを設定する上で、ガイドラインの設定も必要です。新たなITを導入・活用するにあたり、これまでの社内規定や法律の変更点などを確認し、ガイドラインも新しく設定しなければいけません。その後、ガイドラインを十分に守るためにはどのような行動を取るべきか、明確な周知も必要となります。
・リスク管理
そして7つ目は、リスク管理です。セキュリティとサイバーセキュリティ対策など、物理的なリスク管理を行うと共に、内部統制の実施も求められます。ITシステムの導入と切り離せないのがエラー発生などのリスクです。そのため、システムそのもののガバナンス強化だけでなく、従業員個人のリテラシー向上なども重要になります。
・調達
最後の要素は、調達です。ITシステムの調達をする際には、適切な調達を行うための仕様書や調達方法の選定が必要となります。また、その評価も正しく行わなければなりません。
このように、ITガバナンスは8つの要素から構成されています。それぞれの要素をしっかりと見直し、体制を整えることが重要になるのです。
ITガバナンスを推進するサービスをご紹介！
最後に、ITガバナンスを推進するサービスを2つご紹介します。
・マルチデバイス対応をしている電子署名
「DottedSign（ドットサイン）」
DottedSignは、マルチデバイス対応をしている電子署名サービスです。モバイルでもPCでも簡単に電子契約を締結することができるため、出張先からスマホで契約業務を行うことができたり、そのタスクの進行状況を確認できたりと、大幅な作業の効率化を実現してくれます。デジタル署名とは異なり、認証や検証の為により厳格なテクノロジーは必要ありません。従来、紙媒体で行なっていた契約作業を電子化することで効率化し、さらに契約書の共有や閲覧についてもスムーズに行うことができるため、IT化を進めている企業にとってはITガバナンスを手軽に推進してくれるサービスではないでしょうか。
・無料版でも豊富なPDF編集機能
「PDF Reader」
続いては、PDF Reader。PDF Readerは、PDF編集ツールで、簡単且つ素早くドキュメントの編集を行うことができます。無料版でも豊富な機能が搭載されているのが特徴です。テキストや注釈の追加、ページの統合や削除、ハイライト機能による黒塗りなど、多くの機能を使って自由自在なPDFファイルの編集が実現可能です。また、外部ツールとの連携もスムーズで、ITガバナンスの取り組みの1つである、IT活用の最適化や、仕組みの構築の手助けとなってくれるかもしれません。
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まとめ
いかがでしたか？本記事では、ITガバナンスとは何なのか、必要とされている背景や重要性、そしてITガバナンスを構成する要素と、促進してくれるツールをご紹介しました。今後もどんどん進むであろうIT化。同時に、ITガバナンスについても知っておくと良いかもしれません。