「オンラインストレージって何？」「オンラインストレージを導入するとどんなメリットがあるの？」「オンラインストレージの選び方を知りたい」と感じている方は多いのではないでしょうか？
今回はオンラインストレージを導入するメリットや最適なオンラインストレージの選び方をご紹介します。おすすめのオンラインストレージも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、ネットワークを経由してデータの保管や共有などができるディスクスペースのことで、クラウドストレージとも呼ばれています。自分でハードディスクなどの媒体を用意しなくても、インターネット環境があれば、いつでもどこでもバックアップを取ったり、データにアクセスすることが可能です。
社内システムを変更せずに利用ができるため、導入が容易で、データのアップロードもドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で行うことができます。一定のデータ容量までは無料で利用ができるサービスなどもあり、最近では個人・法人問わず利用者が増えています。
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オンラインストレージを使うメリットとは？
では、オンラインストレージを導入することでどんなメリットがあるのでしょうか？ここでは、オンラインストレージを利用することで得られる5つのメリットをご紹介します。
オンラインストレージでファイルを一元管理できる
従来はメールやUSBなどのデバイスを経由してデータを共有していました。オンラインストレージを利用することで、データを一元管理することができ、チームメンバーが必要な情報にいつでもアクセスすることが可能です。部署や拠点が多い企業では、ファイルをそれぞれのサーバーで管理しているケースがよく見受けられます。オンラインストレージに集約することで、同じようなファイルを作成したり、他の部署に問い合わせたりするような作業を省くことができます。
オンラインストレージで自動バックアップ
オンラインストレージは自動でバックアップを行うことができます。バックアップの自動化により、今まで手動でバックアップを取っていた工数の削減だけでなく、急なPCの故障によるデータの消失や破損などへのリスクを大幅に下げることが可能です。また、復旧作業もスムーズに行うことができて安心です。
オンラインストレージはファイル共有・共同編集がしやすい
オンラインストレージを導入するとファイルの共有や共同で編集作業を簡単に行うことができます。インターネット環境で同じファイルを開いて利用できるので、ファイルを送り合う手間がなくなります。また、オンライン会議をしながらドキュメントをその場で手分けして編集することも可能です。端末の違いを気にすることなく利用できるのも便利な点です。特に拠点が複数ある企業や、遠隔や在宅ワークを行う時、複数のデバイスを使って作業する時などに情報共有・編集作業の手間を大幅に削減することができます。
オンラインストレージは低コストで導入可能
オンラインストレージを導入することでサーバーの管理や運用の手間、そこに発生する人件費も削減することができます。また、多くのオンラインストレージが一定のデータ量までは無料で利用でき、少ないコストで使い始めることができます。有料の場合でも、自社でサーバーを購入すると数百万レベルでコストがかかるのに比べて、手頃な価格で導入することが可能です。
オンラインストレージでどこからでもアクセス可能
オンラインストレージは、インターネット環境があればいつでもどこからでもデータにアクセスが可能で、外出先や在宅ワークなどの時も利用できます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも利用でき、デバイスの違いを気にすることなく導入できます。
オンラインストレージの選び方を3つ紹介
ここではオンラインストレージの選び方を3つ紹介します。
オンラインストレージのデータ容量
オンラインストレージの選び方で最も重要なのが「データ容量」です。しかし、「どれくらい容量が必要か分からない・・」という方も多いかと思います。見積書や請求書など、主に書類を保存する方は数GBで十分です。一方、高解像度の映像ファイルや画像ファイルなどを多く扱うのであれば、TBクラスの容量を確保しておいた方がいいでしょう。
また、必要なデータ量は長く使い続けるにつれて増加してくることも予想されます。そのため、データの容量を増やせるタイプのものがおすすめです。後から別のサービスに移行したり、複数のストレージを併用するなどといったことにならないように、あらかじめしっかりと検討しておきましょう。
オンラインストレージの安全性
オンラインストレージの選び方で次に大切なのが、自社や個人の大切なデータをインターネット環境で保管するということです。そのためオンラインストレージを選ぶ際には、データの暗号化や利用者の認証など、セキュリティ対策が施されているものを選択するようにしましょう。
大企業では、品質にばらつきがあり、情報漏えいのリスクを排除できない個人向けのオンラインストレージサービスの利用を禁止しているところもあります。会社で導入を検討する際には、自社のセキュリティポリシーを確認し、それに沿ったものから選びましょう。
オンラインストレージの価格
オンラインストレージの選び方で最後に重要となるのが、価格とパフォーマンスのバランスです。「コスト」を抑えることは大切です。しかし、コストを優先しすぎて必要な機能に対応していないサービスを選ぶと、かえってトータルのコストが高くなってしまうこともあります。機能が豊富なオンラインストレージもありますので、導入する前に使いたい機能が搭載されているか確認し、トータルのコストを洗い出して比較して選ぶようにしましょう。
おすすめのオンラインストレージ3選
ここでは、おすすめのオンラインストレージを３つご紹介します。
全デバイスに対応しているオンラインストレージ
「Kdan Cloud」
Kdan Cloudは全デバイスに対応しているオンラインストレージです。セキュリティ面はTLS/SSLとAES、RSA暗号化技術を採用し、安心して利用が可能です。オフラインでもファイルがサポートされているため、インターネット環境がない場合でも使用できます。
ダウンロード無料で、2GBまで利用が可能です。さらに増やしたい場合は、500GBの大容量クラウドストレージを月額$9.99で利用できます。
また、Kdanが提供するPDF編集アプリ「PDF Reader」や動画編集アプリ「Write-on Video」、アニメーション制作アプリ「Animation Desk」、メモアプリ「NoteLedge」、スキャンアプリ「Pocket Scanner」などあらゆるアプリケーションで作成・編集したファイルを保管でき、さまざまなデバイスを横断し色々な形式のファイルの閲覧・編集・作成が可能です。
ビジネスプラン以上は容量無制限で利用できるオンラインストレージ「Box」
Box社が提供する法人向けオンラインストレージです。Boxは直感的な操作性ときめ細かい権限設定が可能な柔軟性を兼ね備えています。二要素認証や電子透かし、独自の暗号化キーといった制御機能も搭載し、社外とのやり取りでもデータ漏洩を防ぎ、高いセキュリティを維持しながら利用が可能です。
月550円で100GBから利用でき、ビジネスプラン以上は容量無制限で利用できます。増え続けるデータ量に頭を悩ます企業にとって嬉しいポイントです。
また、Boxはさまざまな企業とパートナーシップを結んでおり、Microsoft、Apple、Google、Adobe、workplace、salesforce、IBMなど、1,500以上ものアプリと連携することができます。あらゆるコンテンツにシームレスにアクセスできて便利です。
グーグルが提供しているオンラインストレージ
「Google Drive」
世界的に有名な検索エンジンのGoogleのオンラインストレージです。インタネット環境とPCやスマートフォン、タブレット端末などでGoogleのブラウザがあれば、いつでもどこでも利用が可能です。
基本的にGoogle Driveは1アカウント当たり15GBの無料ストレージが付与されています。容量を増やすことも有料で可能です。無料の空き容量の減りが早いと感じる場合は、どのファイルが大きなスペースを占めているのか簡単に確認し最適化することも可能です。
また、ファイルや写真の保存から、文書の作成まで豊富な機能が搭載されています。Gmailで25MBを超えそうな大きなファイルを添付する時にGoogle Drive選択すると最大10MBまでの写真やドキュメントを挿入できたり、公開可能なドキュメントであれば、「ウェブに公開」をクリックして、ウェブ上で共有し、検索エンジンからアクセスすることなどもできます。このようにGoogleのさまざまなサービスと合わせて利用することでより一層便利に使うことができます。
Kdan Cloudの特徴
ここではKdan Clodの特徴についてさらに詳しくご紹介します。
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- Kdanの豊富なアプリと連携し、ドキュメント作業を効率化
- 他のオンラインストレージとも連携可能
- 高いセキュリティ性
KdanのPDF Readerなどの豊富なアプリと合わせて利用することで、ドキュメントと作成・編集・管理を効率的に行うことができます。また、Kdan Cloud内でDropboxやGoogle Driveなどの他のクラウドサービスと連携もでき、あらゆるコンテンツをすべてのデバイスでストレスなく利用可能です。
さらに、暗号化技術と権限設定により、リアルタイムでのファイルのやり取りも高いセキュリティ性を保持しながら実現することができます。
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オンラインストレージの選び方：まとめ
いかがでしたか？簡単かつ手頃な価格で利用可能なオンラインストレージを活用することで、仕事の生産性を飛躍的に高めることができます。今回紹介したメリットやオンラインストレージの選び方、おすすめのオンラインストレージサービスを参考にぜひ自分に合ったものを選んでみてください。