新型コロナの影響で在宅勤務やテレワークを導入する企業が増えています。しかし、企業で在宅勤務が推奨されていても、実際にオフィスとは環境が異なり、仕事がはかどらないという方もいらっしゃると思います。本記事では、そんな方々のために、在宅勤務の問題や可能性を考えた上で、より効率的にリモート下で働ける最新ツールを厳選して紹介します。
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目次
テレワークや在宅勤務はコロナ後も主流に！課題は「効率化」
在宅勤務（リモートワーク） は一過性の流行りで、いずれはまた会社に通勤するようになるだろうと考えている方も多いかもしれません。しかし、総務省の公表しているデータによると、在宅勤務を導入している企業の労働生産性は、導入していない企業の1.6倍にもなると言われており、今後より一層在宅勤務は浸透していくと予測されています。その中で、今後の在宅勤務の課題は「効率化」にあると言われています。在宅勤務の注意点をしっかり理解し、それらを解決して在宅勤務を効率化するツールを知っておく事が重要となるのです。まずは在宅勤務の注意点と効率化方法をご紹介します！
テレワークや在宅勤務の注意点と効率化させる方法とは？
在宅勤務で注意するべき点とは何でしょうか？多くの方が抱える課題と効率化方法をご紹介します。おすすめツールを紹介するにあたり、まずは在宅勤務の問題点を明確にしていきましょう。
自宅で使える便利ツールに限りがあるため、働く環境整備が重要
無事に在宅環境が整い、快適に仕事を進めていく中、程なくしていくうちに必ず一定数の人が不便さに気付きます。なぜなら在宅勤務の場合、自宅のパソコン等のセキュリティが万全ではない環境で仕事をすると思うのですが、会社の機密性の高い情報を外から扱うのはある程度会社の体制が整っていないとできません。
大手の会社なら社内で共有するクラウド環境は準備しているところがほとんどなのでこの辺の心配はあまりありませんが、中小を初めとする在宅対応を緊急で迫られたほとんどの会社はクラウド環境が整っていないことが多いです。仕事をする上で必要な書類や顧客情報等が在宅環境で使えないのはかなり痛手です。
そのため、自宅でもセキュリティ性を確保しながら社内動揺働くことが可能な環境を構築することが在宅勤務の効率化に必須です。
コミュニケーションの難しさがあるため、便利ツールで効率化
在宅環境では人と直接接する時間がない分、作業自体は捗る反面、コミュニケーションのハードルが上がります。普段なら「あれやっといて」の一言で済むことが電話、もしくはメール等で依頼をしなければならない等あらゆる状況で連携することが大変になります。
連携を密にしようと連絡を頻繁に取り合うことを意識しても、逆に連携すること自体に時間を割いてしまうことになり本末転倒です。在宅勤務が加速する中コミュニケーションを円滑化させるツールが多く普及しているため、在宅勤務を効率化させるためにはそれらのツールの仕様は必須です。
自己管理ができないと作業に集中できないため、自己タスク管理は必須
在宅勤務と普段の会社でやる仕事とで、一番変わる点は「環境」です。
普段慣れない環境において作業するということは集中力が高まる傾向にあります。出勤してノイズの多い中で仕事を行うという普段とは違う働き方は、初めの方はかなり新鮮でこんなにも作業が捗るのかと感動する人がほとんどでしょう。しかしながら人間は環境に慣れてくると、必ずだらけがきます。
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- 周りの目がない
- 家だと娯楽等の誘惑が多い
他にも理由は上げだしたらきりがないですが、在宅勤務においては自己管理をする力が作業に集中する上で、重要だと感じていただけたでしょうか。
以上上記3つの注意点をまとめると、
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- 書類やデータ管理出来るツール
- コミュニケーションを円滑に取れるツール
- TO DOリストやタスクを管理するツール
の3つ条件を満たすツールがあれば、在宅勤務が効率化できると考えられます。それぞれの目的に合わせて、適切なツールを導入しましょう。
テレワークや在宅勤務を効率化させる、おすすめの便利ツール7選を紹介！
自己管理能力が在宅勤務に於いては一層、重要になることはお話しましたが問題点としてやるタスクや1日にやらないといけないことがに明確になっていないことが挙げられます。そんな時に役立つ TO DOリストやタスクを管理するツールや、業務を効率化させる書類・データ管理ツール、リモートのやり取りを円滑にするコミュニケーションツールを紹介します。
在宅でもタスク管理を効率化する「GOOGLEカレンダー」
言わずと知れたタスク管理ツール。一番有名と言っても過言ではないのでしょうか。
Googleカレンダーの優れている点としては、
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- 複数予定の一覧化
- メンバー内の共有カレンダーとしても使える
- タスクの一元管理ができる
Googleカレンダーを活用することにより、メンバーのスケジュールを把握しながら、自分のタスクを何時にやるかあらかじめ期限を設定することで自己管理を徹底できることでしょう。
自分好みにカスタマイズしタスクを効率的に管理できる「TRELLO」
タスク管理アプリは様々ありますが、Trelloは使い勝手もよく最近使っている人もかなり多くなってきています。
Trelloの優れている点としては、
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- 足りない機能を補って自分好みにカスタマイズできる
- 様々なアプリと連携が可能
- 強力なセキュリティ環境 が挙げられます。
Trelloの
特に職種によっても最適なタスク管理の方法は異なりますので、自分に必要な機能は適宜補ってアレンジできる点はTrelloの人気の1番の要因ではないでしょうか。
進捗管理、ファイル共有までこれ1つ「バックログ」
プロジェクトに関わると、その全体管理やタスクの分担などはかなり複雑です。それを一元的に管理するものとしてツールの導入をおススメします。
バックログの優れている点としては、
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- 自社だけでなく他社とも横断してタスク管理ができる
- 期限と担当を決めることで抜け漏れなく全体管理が可能
- 高セキュリティの為、ファイルの共有も可能
結核のいるれ点調査は、
が挙げられます。
特に大きなプロジェクトに関わっている、規模が大きめな会社にオススメのツールです。
在宅のファイル管理を効率化！ 安全性の高いクラウドストレージ「KDAN CLOUD」
Cloudとは簡単に言えば大事なデータや共有したいデータを置いておく場所のことです。好きな時に会社のメンバーがデータにアクセスできるような仕組みなのでどの会社にも１つはCloudサービスを利用しているのではないでしょうか。
Kdan Cloudの優れているところは、
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- チームクリップボードがあり、個人のアイディアをみんなに共有できる
- アプリを使うことでいつでもデータにアクセスできて作業効率UPを図れ
- 不正アクセスを受けないような厳重なセキュリティでリンクを安全に共有できる
が挙げられます。
5デバイスを横断してPDFを管理できる「KDAN PDF READER」
PDF管理・編集・教諭ツールとしてオススメなのは、「Kdan PDF Reader」です。在宅勤務にあたって重要なファイルのやり取りはほとんどPDFで行われるので、PDFリーダーツールは必須になるでしょう。
Kdan PDF Readerの優れているところは
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- 低価格コスト
- PDFの注釈の書き込みと編集が可能
- リーディングの設定を自分好みにカスタマイズできる
が挙げられます。
ファイルの共有機能があるため大量のPDFと戦っている方にかなりオススメできるツールになっています。
ビジネスチャットツールの代表格「SLACK」
チャット機能としてオススメするのがslackというツールです。導入する規模で値段は変わってきますがスタンダードコースは月額￥850で利用できます。
Slackの優れている点としては、
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- 目的毎にチャンネル（簡単に言うとグループみたいなもの）を設定でき煩雑な管理がなくなる
- メッセージ全ての内容が検索可能
- 送信した後のメッセージの削除、編集が可能
があげられます。
普段のコミュニケーションツールであるLINEとは違い、ビジネスツーであるため特有の機能が搭載されています。主に社内で連携を取るのがメインな企業に向いているツールです。
タスク管理機能もある「チャットワーク」
次にオススメするのがチャットワークというツールです。国内で最大規模に導入されているチャットツールなのでこちらもご紹介します。
チャットワークの優れている点としては、
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- ビデオ通話で訪問先とのコミュニケーションが取れる
- タスク管理機能があり、複数のプロジェクトを手軽に管理できる
- 国産ツールなので諸々のサポートが安心できる
があげられます。
タスク管理機能では誰が、何を、いつまでに終わらせるかを簡単に管理できるためビジネスツールとして優秀です。主に社外での取引が多い会社だとより使い勝手がよいかもしれません。
テレワーク（在宅勤務）導入のメリットとは？
ここまで、在宅勤務の注意点とツールの必要性について説明しましたが、ツールの紹介に行く前に在宅勤務のメリットと今後の可能性について考えていきましょう。
1. 時間とお金が節約でき、仕事の効率が上がる
1つ目の理由は、在宅勤務を行うと仕事の生産性を上げることができることです。あなたは毎日の会社と家の往復の時間とお金がもったいない、満員電車に乗りたくないと思ったことはありませんか？在宅勤務に切り替えればもちろんこのようなストレスからは解放されます。
そして、通勤などの時間が短縮できるといった物理的な要因と、通勤のストレスを緩和する精神的な要因により、業務効率が改善されるのです。具体的例を出すと、家から会社までドアtoドアで2時間半かかるとしましょう。週5日勤務の計算でなんと1ヶ月で約50時間も通勤時間に費やしています。
在宅勤務 を行えば、その時間が全て自分の時間に変わるのはいわずもがなです。50時間も満員電車に揺られているストレスから解放されると考えたら、働く世代の人からすればとてつもなく嬉しいのではないでしょうか。こうして浮いた時間を睡眠時間にあてたり、朝からストレスを感じることなくすっきりとした気持ちで仕事に入ることで、仕事の生産性が上がるのです。
2. 政府が在宅勤務の導入を推進し、今後のトレンドとなる
以前までも働き方改革の一つとして、在宅勤務といった勤務体系の導入は行われつつありました。しかし一部の企業にしか導入されていなかったのが実情です。
しかし今まで以上に、「自分らしく働く」「ワークライフバランス」といった考え方は、社会に浸透してきているため、昨今では様々な企業が在宅勤務制度を導入できるよう政府が主導して推進しています。
また、政府が在宅勤務を推進するのは、昨今世間を賑わせている新型コロナウイルスの影響も大きい要因といえるでしょう。その中で、新型肺炎の影響から、感染拡大の防止策として世界的にも在宅勤務が急速に浸透しています。少なくとも今年の夏に開催予定の東京オリンピックの開催期間中は今と同様の措置が取られるのは間違いありません。
そのため、コロナ騒動が収まっても、在宅勤務を社会全体で推し進める風潮は今後もより一層高まりをみせていくでしょう。
テレワークの便利ツール：まとめ
ここまで在宅勤務についてのメリットや注意点について述べてきましたがいかがだったでしょうか。
有効に使えば非常に働きやすくなるものではありますが、使い方を間違えると逆に作業が非効率になったりと気をつけなければいけない点も多くあります。
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- 在宅勤務のメリット
- 在宅勤務の注意点
を中心にお話ししました。
今後もっと在宅勤務が当たり前の、世の中になった時の際に本記事で紹介した内容を思いだしていただけると幸いです。