無紙化辦公新趨勢 – 如何建立永續、安全與簡化的無紙化企業

在我們每天流通的大量文件中，你可知道每年有 70 億棵樹木為我們生產的紙張而付出代價，這等於全球所有樹木的 0.11%  (GoTreeQuotes)？在面對這驚人的數字時，我們不禁要問：有沒有更好的解決方案？

實際上，平均一棵樹需要 100 年的養成時間才能長到足以生產 17 令紙的大小，這些紙張大部分來自原始森林。當一棵樹變成 17 令紙時，就釋放了相當於 110 磅的二氧化碳。如果我們保留並保護這些樹木，它們能夠吸收數量驚人的二氧化碳，每棵樹在其生命週期中可以吸收大約 2,000 磅的二氧化碳。

換句話說，保護樹木不只是為了淨化空氣和減少溫室氣體排放，我們也可以透過降低對紙張的依賴，讓辦公環境的碳足跡進一步減少。這種趨勢已引起許多公司和投資者的關注，他們開始積極尋找減少碳排放的方式。尤其，無紙化的辦公流程，不僅是我們企業邁向永續發展的第一步，也能提升我們公司形象。我們將會透過下列內容，與大家分享幾個方法幫助落實無紙化辦公。

了解無紙化的好處 – 為環境與企業創造雙贏

建立無紙化的辦公環境可以減少過量的樹木遭砍伐，而透過減少紙張的使用，是幫助公司內部適應無紙化的模式，進而降低溫室氣體 (GHG) 的排放量。尤其，樹木可以吸收二氧化碳，所以我們為保護它們所做的任何事情都會產生相當大的積極影響。

通過無紙化或少量用紙的方式，辦公室或企業可減少對環境的直接影響。另外，透過數位化的格式也幫助開發新的商機，從檔案儲存、內容檢索、資料安全與數據分系等新式服務，而這些都是以往我們單純仰賴紙張所使用的舊系統所無法實現的。因此，建立無紙化的工作環境，也同時降低了耗材和硬體設備的成本。

當企業建立數位工作流程時，因為減少了需要列印、掃描和跟傳遞公文等瑣碎管理任務的需求，員工的生產力自然就會提高。而因為減少紙張的使用與浪費，讓團隊成員更能專注在附加價值相對高的任務上，也連帶減少了時間浪費。

何謂無紙化辦公室?

無紙化工作環境，也可稱作「無紙化辦公室」，其主張在辦公環境中以最大限度的方式減少物理紙張的使用。 相反，這些辦公室利用數字工作流程和文檔來提高效率並減少紙張消耗。 無紙化工人是在工作場所不使用或使用很少紙張的人。 將紙本文件轉換為電子文件的過程通常被稱為「數位化」。 這種方法透過0和1的編碼，讓人們可以在他們的電腦和行動裝置上存取檔案內的資訊。

如何推動無紙化辦公?

無論是從新創公司到具有完整制度的大型企業，無論各種規模的組織單位，只要能降低紙張用量的，都能為公司帶來顯著的助益。 

雖然，並非公司內部所有運作流程都能百分之百消除對紙張的依賴，但只要我們有計畫性地逐步減少紙張的運用，便可以節省營運成本，進而提高效率。尤其，目前有許多新式服務的推出，也能幫助企業以相對簡單的方式朝無紙化辦公的趨勢邁進。

然後，將紙本文件轉為是數位化解決方案數量眾多，其中又以PDF檔案格式，為目前市面上最受歡迎且通用的是數位檔案格式之一。

下面，我們將探討一些有助於您制定無紙化辦公策略的實踐。

利用掃描和文字識別（OCR）將紙本文件數位化

在日益數位化的世界中，將工作流程和文件轉為數位型態，儼然成為公司搭建永續經營模式的關鍵工具。尤其，當公司希望尋求資料數據或線上商務，如何有效將實體檔案轉為數位化是至關重要的環節之一。當所有運作流程都完全轉向線上模型，不僅可以減少時間浪費，也可提高員工提高生產力，並大幅改善組織運作。

例如，當我們參加商務活動後所交換來的名片，通常很容易直接放在錢包裡、辦公桌上，或是家裡的抽屜底部中，進而逐漸被遺忘——但卻又總是在重要時刻你會想到需要找到它們！

你是否也有過手邊一堆名片，但卻不知道如何整理這些名片，反而容易變得一團糟？ 你可以利用PDF Reader、Adobe Scan 和 CamScanner 等應用程式，這幾個軟體服務提供光學文字識別 （OCR）功能，讓你輕鬆掃描紙本片，然後再擷取名片上的重要資訊，讓你可以將這些名片轉為數為形式儲存在你個人的手機或平板電腦中，日後便可以輕易調出那些曾經被你遺忘掉的聯繫人。

透過OCR 光學文字識別技術，你可用來掃描並識別如期刊、照片、工程計劃書等紙本文件上的資訊，並將這些資訊轉為可選取且能編輯內容的數位檔案。此外，如果你遇到PDF檔但無法選取文字做註記的狀況，有可能該文件的來源檔案是圖檔，你也可以利用 OCR 轉檔工具，將檔案轉換為可編輯的格式，以便進行整潔的筆記。

利用PDF轉檔優化文件管理流程

當你進入數位化的世界時，相信你遇到 PDF 檔案格式的機會應該非常高。因為 PDF 格式能保留文件內版面設置和數據的特性，PDF 是目前市面最受廣泛使用的文件格式之一。 但是，如果你需要編輯檔案時，你需要透過轉檔工具，讓你可在 PDF 和原始檔案格式間轉換。

Adobe Acrobat PDF 檔案格式是目前用來分享檔案時常見的標準格式，讓你的文件在市面眾多流行的文件格式，如 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、文本等之間來回轉換。 尤其，當你收到一個 PDF 文件，其中包含你想要編輯的表格。 在大多數情況下，您唯一的選擇是列印文件，然後在上面寫下附加備註。 但若使用PDF 轉檔工具，你可以將這份PDF轉回原始文件格式（例如 Excel 或 Numbers），這樣你就可以添加列和行而不會錯過任何一個細節。

直接編輯PDF文字內容

在某些業務流程中，你可能會遇到需要編輯內容，但又無法立即找到原始文件的原檔或紙本。 但是透過PDF軟體提供的解決方案，讓你可以在各種設備上或任何地方輕鬆更新或修改 PDF 文件。 目前市面上有許多可用的軟體支援PDF編輯， 讓PDF檔案編輯成為一個簡單的過程。 如果你是桌機的重度用戶，凱鈿的PDF Reader支援在 Mac 和 Windows 上運行。，讓你無論在何種操作系統上，PDF Reader讓你無須再重新創建檔案，便可直接編輯 PDF 文件內的文字內容。

將檔案數位化並將存儲在雲端空間

藉由將文件數位化並儲存在雲端，對於常處理雜亂紙張堆疊的人來說，可以大大降低文件遺失的風險。此外，雲端的共享文件功能能讓團隊成員同步協作，對於遠距工作或混合辦公的環境而言，是一種極佳的解決方案。目前市場上提供了許多雲端存儲服務，其中包括免費的選項如 Google 雲端硬碟、Microsoft OneDrive、Kdan Cloud，以及需要付費的項目。

在選擇適合的雲端存儲平台時，您可以根據自身需求，以及各平台的特性和功能來進行比較。例如，Google 雲端硬碟具備卓越的搜尋和整合能力，對於需要與其他 Google 服務密切協作的團隊而言，這是一個理想的選擇；而 Microsoft OneDrive 則與 Office 365 完美整合，適合需要大量使用 Microsoft Office 的使用者。

Kdan PDF Reader 支援 Dropbox、Google 雲端硬碟、Kdan Cloud 等多種雲端服務，無論您是使用 Windows、Mac、平板還是手機，都能輕鬆利用 PDF Reader 閱讀或編輯 PDF 文件。尤其是，由於 PDF 格式具有高度的兼容性和安全性，它已經被廣泛應用於各行各業，包括法律、教育和金融等領域。只要您了解自身需求並選擇合適的雲端存儲平台，就能實現文件的數位化管理，從而提升工作效率並降低文件丟失的風險。

強化檔案安全與機密性

資訊安全在當今環境中至關重要，無論從商業機密到客戶資料，若不當處理文件話，容易會使您所處的單位組織受到攻擊。尤其，當我們使用紙本文件時，便具備潛在資安風險。當文件一旦被列印出來後，雖然可以追蹤列印紀錄，但該文件的流向卻已難追踪，任何人皆能隨時攜出辦公室，當您自己發現漏洞時，可以已經為時已晚。

幸運的是，企業可以採取一些不同的步驟來保護訪問並阻止對 PDF 或其他類型文檔的不當使用。即使當你在家工作時，仍然需要承擔與在辦公室工作相同的文件安全責任。為了加強文檔的安全性，企業組織可以使用識別資訊（例如公司名稱和用戶名）並插入浮水印至檔案中，不僅能防止個人洩露檔案，也能識別檔案來源。另外，你也可以設置密碼權限，確保只有專屬收件人才能打開文檔。最重要的是，這些數位檔案都能保存在內部平台中，而不是列印出來。

將紙本合約與協議轉為電子簽署流程

由於現今的大部分作業流程仍是設計以筆和紙為主，加上大部分的人不需要花費太多時間學習現有的紙本流程，所以它們的穩定性仍舊被大家所信賴。然而，當你需要多方共同簽署紙本文件時，常常會變成一個耗時又容易出錯的過程。

我們可以透過使用如 點點簽（DottedSign） 等電子簽名服務，將紙本的合約和協議數位化，進而達到無紙化的工作流程。這讓簽署和分享文件變成了簡化工作流程的一部分，為我們的客戶、合作夥伴和訪客節省了寶貴的時間和資源。

利用圖章加速團隊協作進度

效率是推動任何企業成功的關鍵因素。透過減少繁瑣的工作流程，團隊成員將能釋出更多的時間來專注於對企業增值的重要任務。尤其，在數位化的時代中，無紙化流程不僅能大幅減少繁瑣的文書工作，讓員工有更多的時間用於優先的任務與活動。

此外，準備、整理、管理與維護文書工作都將耗費大量時間與精力——無紙化的作業方式讓這整個過程更為簡單且易於管理。透過將文件數位化，我們能夠更有效率的搜尋、存取及儲存各種文檔，減少了在紙本文件上尋找資料的時間和困擾。

當多人需要共同處理同一份文檔時，利用註解和 PDF 圖章工具進行資訊的傳遞和溝通，能夠極大地提高工作流程的效率。例如，使用 PDF 圖章工具，不僅能讓各成員清楚地標記或留下批註，也能清楚展示文檔的處理進度和狀態，大大加快了內部協作流程，提升了整體工作效率。

數位化不僅讓工作流程更為便捷，也能帶給企業更大的彈性和效益。在這個快速變化的時代，我們必須不斷創新，以提升效率並維持競爭力。

從無紙化走向數位轉型，促進環境永續

數位化的轉型途徑從無紙化策略開始，這不僅可降低成本、提升效率，更為業務的規劃和發展鋪路。雖然這需要變革業務和辦公環境，但其實不需一蹴可幾。隨著時間的推進，您可以透過一小步一小步的進展，逐漸達成大的改變。每天減少一點點的紙張使用，您將會實現新的節省，並讓工作環境變得更為綠色、更加環保。

在凱鈿，我們認為推動無紙化工作環境是達成永續目標的首要步驟，且這是企業、個人與政府的共同責任。面對挑戰，我們致力於將環保理念融入我們的使命和數位解決方案，展現對ESG（環境、社會和治理）責任的承諾。

現在就來體驗 PDF Reader，開啟你的無紙化辦公環境之旅，你將驚覺拋棄紙張所帶來的無窮益處。現在透過活動頁面訂閱 Document 365 進階服務，可免費下載英文電子書帶您建立永續發展規劃的步驟，以及每新增一筆訂單我們將會種下一棵樹，一起共創永續未來。

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