不「紙」環保更方便！KDAN帶您建立永續、安全與簡化的無紙化企業

在每天流通的大量文件中，每年有 70 億棵樹木為我們生產的紙張而付出代價，等同於全球所有樹木的 0.11%  (GoTreeQuotes)。在面對這驚人的數字時，我們不禁要問：有沒有更環保且高效率的的解決方案？在這資訊豐富人手一機的世代，透過數位技術，如雲端儲存和文件管理軟體，我們可以顯著減少對紙張的依賴。無紙化不僅有助於保護我們珍貴的樹木資源，減少森林砍伐，還可以提高工作效率，降低企業和個人的運營成本。

根據統計，平均一棵樹需要 100 年的養成時間才能長到足以生產 17 令紙的大小，這些紙張大部分來自原始森林。當一棵樹變成 17 令紙時，就釋放了相當於 110 磅的二氧化碳。每棵樹在其生命週期中可以吸收大約 2,000 磅的二氧化碳，如果我們保留並保護這些樹木，它們能夠吸收大量的二氧化碳。

換句話說，保護樹木不只是為了淨化空氣和減少溫室氣體排放，我們也可以透過降低對紙張的依賴，讓辦公環境的碳足跡進一步減少。這種趨勢已引起許多公司和投資者的關注，他們開始積極尋找減少碳排放的方式。KDAN（凱鈿）作為數位工作流程解決方案的供應商，在致力於透過產品引領企業提升效能的同時，也期許可以藉由數位服務與企業一起邁向無紙化辦公，為永續發展盡一份努力，以下將深入介紹無紙化辦公，帶領企業了解何謂無紙化辦公以及如何達成。

何謂無紙化辦公室?

無紙化工作環境，也可稱作「無紙化辦公室」，其主張在辦公環境中以最大限度的方式減少物理紙張的使用。 相反，這些辦公室利用數位工作流程和文件來提高效率並減少紙張消耗。 將紙本文件轉換為數位文件的過程通常被稱為「數位化」，讓人們可以在他們的電腦和行動裝置上存取檔案內的資訊。

成為無紙化企業的好處有哪些？

保護樹林不被砍伐，減緩全球暖化

紙張的生產需要大量的水和樹木資源，然而過度砍伐樹木卻會造成嚴重的生態失衡。根據國外研究指出，每製造每1公噸辦公室用紙，需要砍伐24株高度12公尺（40英呎）、直徑15至20公分（6-8英吋）的樹木。若企業推動無紙化辦公，根據推算講可以平均每年減少3箱紙的使用，相當於5棵樹木，若每間企業皆願意落實，拯救的樹木量將十分可觀。此外，據《2022世界森林狀況報告》指出，若停止伐林，將有助於在2020-2050年間，每年減少排放1.6-5.5億噸二氧化碳當量，相當於使溫室氣體排放量減少14%，因此成為無紙化企業，不僅有助於企業邁向永續，更能協助保護我們所居住的環境，減緩全球暖化。

彈性辦公，提高員工生產力

當企業建立數位工作流程時，因為減少了需要列印、掃描和跟傳遞公文等瑣碎管理任務的需求，團隊將更能專注在附加價值相對高的任務上，減少時間浪費。此外，透過無紙化辦公，所有任務、工作都數位化之後，員工也不再被侷限於實體辦公室內，而可以靈活安排工作時間、工作地點，這些都將可以大幅提升員工效率與生產力。

降低企業成本，開發新商機

建立無紙化的工作環境，不僅可以減少企業原先花費在耗材、硬體設備上的成本，例如：影印機、紙張、墨水、檔案夾等，將能大幅降低耗材成本。此外，透過數位化也可以幫助企業開發新的商機，無論是檔案儲存、內容檢索、資料安全與數據分系等新式服務，這些都是以往單純仰賴紙張所使用的舊系統所無法實現的。若企業掌握這些商機開發新服務，將可以引領趨勢，成為新工作模式服務的領頭羊。

如何推動無紙化辦公?

無論是從新創公司到具有完整制度的大型企業，內部各種規模的組織單位，只要能降低紙張用量的，都能為公司帶來顯著的助益。 

然而並非公司內部所有運作流程都能百分之百消除對紙張的依賴，但只要有計畫性地逐步減少紙張的運用，便可以節省營運成本，進而提高效率。尤其，目前有許多新式服務的推出，也能幫助企業以相對簡單的方式朝無紙化辦公的趨勢邁進。而在這些服務中，將紙本文件數位化的解決方案尤為眾多，其中又以PDF檔案格式為目前市面上最受歡迎且通用的數位檔案格式之一。以下我們將探討一些有助於企業制定無紙化辦公策略的實踐方式。

利用掃描和文字識別（OCR）將紙本文件數位化

在日益數位化的世界中，將工作流程和文件轉為數位型態，儼然成為公司搭建永續經營模式的關鍵工具。尤其，當公司尋求發展線上業務時，如何有效將紙本檔案轉為數位化是至關重要的環節之一。工作流程數位化不僅可以減少時間浪費，也可提高員工提高生產力，並大幅改善組織運作。

例如，過去企業經常使用紙本檔案進行公司內部與對外的溝通，若遇到資料很多時，往往需要印製大量紙本檔案，不僅十分佔據空間，這些紙本資料可能在一兩次之後便不再被利用，造成資源上的浪費。

透過OCR 光學文字識別技術，企業可以快速掃描期刊、照片、工程計劃書等紙本文件，並將這些資訊轉為可選取且能編輯內容的數位檔案儲存。此外，你也可以運用PDF編輯軟體在文件上做註記，或利用 OCR 轉檔工具辨識文字，將檔案轉換為可編輯的文件，後續做更多應用。

編輯與轉檔PDF文件

在企業日常營運中，經常會遇到需要編輯內容，但又無法立即找到原始文件的原檔或紙本。透過KDAN PDF Reader提供的文件解決方案，企業可以在各種設備上或任何地方輕鬆編輯或修改 PDF 文件。此外，PDF格式能保留文件內版面設置和資訊的特性，經常會造成想要編輯原始檔案格式的企業用戶困擾，此時，透過PDF轉檔工具，便可以將PDF轉換為Word等可編輯的原始文件格式，或是使用進階PDF文本編輯工具，直接編輯PDF文件內的文字內容。

將檔案數位化並將存儲在雲端空間

在了解可以透過PDF Reader的OCR技術將紙本文件歸檔，並可編輯、轉換檔案格式之後，許多企業可能會想大量將擁有的數位文件儲存於雲端空間中。藉由這樣的存檔方式，可以大大降低企業文件遺失的風險，也可以減少企業找尋資料的時間。此外，雲端服務的共享文件功能也能讓團隊成員同步協作，對於遠距工作或混合辦公的環境而言，是一種極佳的解決方案。

在選擇適合的雲端存儲平台時，企業可以根據自身需求，以及各平台的特性和功能來進行比較。例如，KDAN PDF Reader 支援 Dropbox、Google 雲端硬碟、KDAN Cloud 等多種雲端服務，且提供iOS、Android、Windows及Mac完整的跨平台服務，使用各種作業系統與裝置時，都能輕鬆利用 PDF Reader 閱讀或編輯 PDF 文件。由於 PDF 格式具有高度的兼容性和安全性，它已經被廣泛應用於各行各業，包括法律、教育和金融等領域。這些雲端具備了卓越的搜尋與整合能力，對於需要密切協作的團隊而言，也是理想的選擇。

強化檔案安全與機密性

資訊安全在當今環境中至關重要尤其是當我們使用紙本文件時，便具備潛在資安風險。當文件一旦被列印出來後，該文件的流向卻已難追踪，任何人皆能隨時攜出辦公室，當發現漏洞時可能已經為時已晚。

幸運的是，企業可以採取一些不同的措施來防止對 PDF 或其他類型文件的不當使用。為了加強文件的安全性，企業組織可以使用識別資訊（例如公司名稱和用戶名）並插入浮水印至檔案中，不僅能防止個人洩露檔案，也能識別檔案來源。另外，文件中也可以設定密碼保護，確保只有專屬收件人才能打開文件。最重要的是，這些數位化文件都能保存在內部平台中，而不是列印出來，避免資訊有被外洩的風險。

利用電子簽署減少紙本流程，提升效率

現今的大部分作業流程仍是以筆和紙為主，加上大部分的人不需要花費太多時間學習現有的紙本流程，所以它們的穩定性仍舊被大家所信賴。然而，當企業或部門需要多方共同簽署紙本文件時，例如業務部門經常需要簽署合約、人資部門經常需要佈達人事消息，成疊的待簽署文件常常會變成一個耗時又容易出錯的過程。

此時，企業可以透過使用 點點簽（DottedSign） 等電子簽名服務，將紙本的資料數位化後，直接在系統上指派人員簽署，進而達到無紙化的工作流程。這讓簽署和分享文件變成了簡化工作流程的一部分，為我們的客戶、合作夥伴和訪客節省了寶貴的時間和資源。此外，有些企業會擔心電子簽名的合法性與安全性，點點簽不僅符合電子簽章法，更整合了中華電信快意簽CA技術，通過AATL認證，有效防止文件竄改，確保文件完整性，提升交易安全。

從無紙化走向數位轉型，KDAN邀請您的企業一起促進環境永續

數位轉型從無紙化策略開始，這不僅可降低成本、提升效率，更能為環境永續盡一份努力。在KDAN，我們認為推動無紙化工作環境是達成永續目標的首要步驟，且這是企業、個人與政府的共同責任。面對挑戰，我們致力於將環保理念融入我們的使命和數位解決方案，展現對ESG（環境、社會和治理）永續經營的承諾。KDAN致力於提供數位工作流程解決方案，例如KDAN Office辦公室軟體、KDAN PDF Reader文件編輯工具與點點簽電子簽名服務，助企業將數位服務整入現有的工作流程中，不僅減少紙本使用，更能提升工作效能與營運成果。在了解無紙化辦公的定義與實踐方式後，若有興趣近一步成為合作夥伴，歡迎留下聯絡資訊！